NAGOYA – Di balik perjuangan atlet Indonesia di Asian Para Games 2026, ada sekitar 30 mahasiswa Indonesia yang bekerja di belakang layar. 

Persatuan Pelajar Indonesia (PPI) Nagoya ikut mengawal kebutuhan kontingen Indonesia, mulai dari mencari lokasi headquarter, hotel untuk akomodasi, hingga menjadi penerjemah, sambil tetap menyelesaikan riset di kampus.

Ketua PPI Nagoya, Flady Faliyenco Franggaratz Abubakar Pae, mengatakan peran PPI dimulai jauh sebelum atlet tiba. Tugas pertama mereka adalah menemani tim Chef de Mission (CdM) mencari markas yang tepat.

“Pertama, kami harus menemani CdM untuk mencari lokasi headquarter yang pas. Karena ini strategis sekali, akan menjadi base camp untuk seluruh tim. Jadi kami perlu memastikan aksesnya bisa cepat dan juga efisien,” kata Flady, Jumat (16/10/2027).

Pilihan akhirnya jatuh pada Gedung Meitetsu lantai 9, yang kini menjadi pusat komando kontingen Indonesia di Nagoya.

Peran PPI tidak berhenti di urusan markas atau headquarter kontingen Indonesia. Mahasiswa Indonesia di Nagoya juga menjadi penghubung antara tim CdM dan lingkungan setempat.

“Kami juga mencari warga-warga lokal yang nantinya akan membantu tim CdM selama berada di Nagoya. Kami juga membantu dari segi interpreter dan juga untuk akomodasi hotel bagi teman-teman di CdM. Kami juga perlu memastikan semua aksesnya terhubung dengan cepat,” ujar Flady.

Flady, yang sudah tujuh tahun tinggal di Nagoya dan kini menempuh pendidikan S3 di Nanzan University Nagoya, sejatinya bukan orang baru dalam urusan seperti ini. 

“Sudah sekitar 20-an (kegiatan), dari berbagai macam institusi yang memiliki kegiatan di Jepang, tidak hanya di Nagoya, tapi juga di Osaka dan di Tokyo,” ungkapnya.

Dia juga sempat bertugas di Rumah Indonesia saat Asian Games 2026 di Nagoya, sebelum kini dipercaya membantu di headquarter Asian Para Games.

Mendampingi kontingen para atlet punya tantangan tersendiri. Meski Jepang dikenal ramah disabilitas, Flady menilai banyak detail kecil yang tetap harus dicek satu per satu.

“Jepang memang terkenal sebagai negara yang sudah sangat accessible untuk penyandang disabilitas. Namun ada beberapa hal kecil yang perlu kita perhatikan, misalnya di trotoarnya, lalu di restorannya, apakah ada area khusus untuk kursi roda, apakah sudah ada elevator-nya,” jelasnya.

“Jepang juga terkenal sempit, jadi kamar hotel pun biasanya sempit. Nah, ini kami perlu pastikan dengan ukuran kursi roda. Kami sesuaikan, kami ukur pintunya supaya pasti bisa masuk dengan kursi roda,” kata Flady.

PPI juga mengecek akses kendaraan dan menghitung waktu perpindahan atlet. 

“Kebetulan kami sudah cukup lama di Jepang, jadi kami mengerti kira-kira moving-nya butuh berapa lama, apakah nanti akan ada kendala untuk berpindah antarlantai, dan lain sebagainya,” tambahnya.

Tantangan terbesar, menurut Flady, adalah perbedaan budaya kerja antara Indonesia dan Jepang. 

“Kalau di Indonesia, misalnya, kita bisa pesan ruangan dalam waktu yang singkat, tapi di Jepang harus dari lama. Di sini juga banyak hal yang harus direservasi terlebih dahulu, tidak bisa on the spot,” ungkapnya.

“Kadang ada masalah yang sebenarnya seharusnya tidak bisa, tapi bagaimanapun harus bisa untuk tim Indonesia. Jadi kami coba negosiasi, kami cari alternatif, dan kami diskusikan,” tegas Flady.

Dia pun menceritakan bagaimana para mahasiswa membagi waktu antara kuliah dan tugas mendampingi kontingen Indonesia selama di Jepang. Ia sendiri punya ritme kerja yang unik. 

“Biasanya riset kita malam. Setelah semua tugas selesai, malam kita riset, lalu paginya kita submit ke Sensei. Sambil menunggu feedback, kita kerjakan tugas negara,” terang dia.

Sekitar 30 anggota PPI dibagi dalam sistem shift. Tugas mereka dibagi sesuai jadwal riset kuliahnya. Anggota yang risetnya pagi hingga sore bertugas malam hari dan sebaliknya, anggota yang risetnya malam hari bertugas pada pagi hari. 

PPI juga bekerja sama dengan tim CdM untuk memastikan para relawan mendapat kompensasi dan waktu istirahat sesuai aturan kerja di Jepang.

 “Ada batas kerja di Jepang, 28 jam seminggu. Sehari maksimal 8 jam,” kata Flady.

Bagi para mahasiswa, keterlibatan ini lebih dari sekadar tugas. Flady mengaku antusiasme anggota PPI sangat tinggi.

"Kami senang sekali bisa membantu atlet-atlet Indonesia yang sedang berjuang di Jepang. Teman-teman ini semuanya pada nanyain gimana caranya kami bisa bantu, kami perlu ke venue atau tidak, kapan kami bisa menonton. Banyak sekali pertanyaan seperti itu yang masuk,” tuturnya.

Mudahkan Kerja CdM Indonesia

Kontribusi PPI Nagoya mendapat apresiasi langsung dari tim CdM. Anggota CdM Kontingen Indonesia, Aditia Aelman Ali, yang mengelola headquarter, menyebut dukungan mahasiswa dan WNI membuat pekerjaan timnya jauh lebih ringan.

“Alhamdulillah tantangannya kecil, karena di sini banyak orang Indonesia yang membantu kita. Banyak WNI di sini yang istilahnya ikhlas membantu, jadi kita lebih gampang,” ujar Aditia.

“Terima kasih kepada PPI Nagoya yang banyak membantu kita dari awal. Kita datang ke sini sudah dibantu dengan baik,” tambahnya. 

Dia juga berterima kasih kepada KBRI di Jepang dan para WNI di Nagoya. Dari headquarter tersebut, tim CdM mengelola empat bidang utama, yakni layanan medis dengan sembilan tenaga medis, analisis data pertandingan, media, dan dukungan logistik atlet.

WNI di Jepang yang ingin ikut mendukung kontingen dipersilakan datang ke headquarter di Gedung Meitetsu lantai 9. Di sana tersedia informasi jadwal laga penting dan, menurut tim CdM, tiket untuk pertandingan yang berpeluang menghasilkan medali.

“Insyaallah kita sudah memetakan kebutuhan pemain. Sebulan yang lalu kita sudah ke sini, tim advance. Jadi kita sudah prepare semuanya, baik makanan, obat-obatan, dan supporting lain, seperti support para WNI yang ada di sini juga,” ujar Aditia.

Kolaborasi dengan komunitas Indonesia di Nagoya pun diperluas. 

“Kita juga menggandeng PPI Nagoya untuk membantu kami. Kita juga menggandeng beberapa rumah makan Indonesia di sini untuk men-support masalah konsumsi,” tambahnya.

Sejauh ini, menurut Aditia, belum ada permintaan atlet yang sulit dipenuhi. Tantangan justru datang dari cuaca Nagoya yang mulai dingin. 

“Biasanya karena musim [dingin], pemanas tangan untuk menembak dan archery. Paling itu saja yang agak ribet kita cari-cari, hand warmer, biar tangannya nggak kaku,” ungkapnya.